決算のためクレジットカードを使用した経費を事前に未払費用でクラウド会計ソフトfreeeに登録して仮締めを行い、後日クレジットカードの明細から自動登録された取引を消し込もうとしたところ、事前に未払費用で登録した経費が一覧に出てきませんでした。
消込の担当者は事前に未払費用を登録していることなど知らず、一覧に出ていなかったため新規取引として登録してしまいました。
freeeの場合、クレジットカードの取引は未払費用ではなく未払金で起票されます。
そのため、未払費用の残高チェックでも未払金の残高チェックでも二重登録が発見できないまま仮決算から本決算へと進んでしまうことになりました。
後日、たまたま気付いたのですが決算の数字が変わり大変でした。
一覧に出なかったのは、freeeの仕様上一覧に出すのは「クレジットカードの取引日以前の取引」ということになっているためでした。
クレジットカードの場合、クレジットカード取引日がいつになるかは明細を取得するまでわかりません。
今回は仮締め時に出荷日で起票したのですが、クレジットカード取引日はその前日になっていました。
そのために一覧に出なかったという訳なのですが、freeeのサポートに
クレジットカードの取引日はこちらで認識している日と１～２日ずれることがあるので、消込の一覧に１～２日後の取引も出すように検討していただけないでしょうか？
と連絡したところ、返ってきた答えが
クレジットカードの取引日より後の取引は出さない仕様となっております。
でした。
まぁ、正直なところ「んなこたぁわかっとるわい！」だったのですが、そこは「検討するつもりはないということで了解しました」と返信しておきました。
はぁ～。
一応、弁護するとクレジットカードの取引日以降に登録している取引を対象に消込を許すと勘定科目をどうするのかという問題があるので、消込をできなくする仕様そのものは間違いではありません。
しかし、クレジットカード取引の消込業務で一覧にない場合は新規に登録するという仕様の場合ですと、１～２日後を一覧に出さないのは二重登録の危険性が生じることになります。
手前みそになりますが、自分が設計したシステムでは「２日後まで一覧に出し、クレジットカード取引日以前の取引しか消込できない」という仕様にしていました。
これが、弊社の掲げる「プロ品質」の一例です。
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